Analyse und Erarbeiten einer Lösung

Gerade zu Projektbeginn und schon bevor Sie sich entschließen, mit uns zusammenzuarbeiten, halten wir uns an eine ganz einfache Regel: Nicht sprechen – höre dem Kunden zu! Erst wenn wir die Herausforderungen verstanden haben, entwickeln wir einen Plan, wie wir diese meistern. Wir kommen nicht mit Papieren aus der Schublade. Da wir stets über Unternehmensprozesse sprechen, welche mehrere Unternehmensbereiche und Abteilungen involvieren, sprechen wir auch nicht mit einer Abteilung, sondern mit allen beteiligten Bereichen. Abteilungen, die typischerweise in unsere Workflow-Projekte involviert sind, sind:  

• Top Management und Führungskräfte
• IT
• Buchhaltung
• Controlling und Cash Management
• Einkauf
• Logistik und Lagerhaltung
• Legal affairs

Nach einer sorgfältigen Analyse der Ausgangssituation erstellen wir einen Vorschlag, wie wir mit Hilfe unserer Workflow-Software Ihre Herausforderungen lösen und Ihre Prozesse effizienter gestalten können. Nach Vorstellung dieser Empfehlung diskutieren wir diese mit Ihnen und nehmen Änderungsvorschläge auf. Diese Vorschläge werden im Gesamtkontext des Prozessflusses evaluiert und mit Auswirkungen und Anforderungen auf jeweils andere Fachbereiche abgeglichen. Dieser Änderungsprozess mündet in ein von allen Seiten akzeptiertes Projektdokument und das Projekt kann starten. Unsere Projektarbeit wird durch das gut verständliche SMART-Prinzip geleitet. Bitte beachten Sie, dass wir hier die Originaldefinition (https://projectsmart.co.uk/smart-goals/brief-history-of-smart-goals.php), welche durch George T. Doran entwickelt wurde, verwenden.

• Spezifisch: Bestimmen Sie einen spezifischen Bereich, in welchem eine Verbesserung erzielt werden soll.
• Messbar: Quantifizieren Sie, zumindest schätzungsweise, eine Messgröße für die Verbesserung.
• Assignable: Spezifizieren Sie, wer es tun soll.
• Realistisch: Legen Sie fest, welche Resultate unter Berücksichtigung verfügbarer Ressourcen, realistischerweise erzielt werden können.
• Terminiert: Spezifizieren Sie, wann das Ergebnis erzielt werden soll.

Hier ist ein Beispiel, wie unsere gemeinsamen Ziele aussehen könnten:

• Spezifisch: Um effizienter zu werden, möchten wir unseren Purchase-to-Pay-Prozess digitalisieren.
• Messbar: Wir möchten die Zahl der freigegebenen Rechnungen von X auf Y pro Tag steigern.
• Assignable: Dieser Freigabeprozess wird von folgenden Personen durchgeführt: A, B, C.
• Realistisch: Die Bearbeitung von Rechnungen ohne Bestellbezug (“Non-PO-invoices”) ist um vieles arbeitsaufwendiger als die Bearbeitung von Rechnungen mit Bestellbezug. Daher gilt der Zielwert nur für Rechnungen mit Bestellbezug. (Übrigens: Wir haben auch eine Lösung für die ungeliebten Rechnungen ohne Bestellbezug (Non-PO-invoices). Diese Lösung beschleunigt Ihre Prozesse ganz erheblich).
• Terminiert: Wir starten zwei Wochen nach dem “Go-live” mit dem Messen des erwünschten Resultates. Die kleine Verzögerung wählen wir, um den handelnden Personen die Möglichkeit zu geben, sich im Live-Betrieb an die neue Softwareumgebung zu gewöhnen.