Elektronische Akte in SAP: eAkte
Kennen Sie diese Situation: Sie verhandeln morgen mit einem Ihrer wichtigen Lieferanten. Zur Vorbereitung wollen Sie alle Verträge, Bestellungen der letzten 12 Monate, Lieferungen, Reklamationen, Preislisten, etc. durchschauen. In mehreren Abteilungen startet jetzt die Suche. Alle Dokumente, vom Vertrag bis zur Preisliste, von übermittelten Reklamationen bis zu Rechnungen des Lieferanten in unterschiedlichen Monaten sind vorhanden - leider aber in Papierform und in den verschiedensten Papierordnern, niemals jedoch unter dem Stichwort “Lieferant – alle Dokumente”. Ein mühsames und nervtötendes Puzzlespiel, zumindest die wesentlichen Papierdokumente zusammenzustellen. Es gelingt dank des Einsatzes einiger Mitarbeiter, doch Ihre Entscheidung ist gefallen: Nach dem Lieferantentermin erfolgt die Umstellung auf digitale Akten, in welcher sich alle zum Lieferanten gehörigen Dokumente, z.B. Verträge, Lieferungen, Rechnungen, mit einem Klick finden lassen.
Lösung gefunden – Willkommen bei unserer eAkte!
Sie definieren die für Sie relevanten Blickwinkel, sie definieren die Aktenstruktur – wir setzen um.
Die Lieferantenakte ist für uns jedoch nur das prominenteste Beispiel. Weitere Angebote unsererseits sind die Vertragsakte, Immobilienakte, Personalakte oder Patientenakte.
Gerade die Personalakte gewinnt in vielen Unternehmen vor dem Hintergrund gesetzlicher Regelungen (Aufbewahrungspflichten, Löschverpflichtungen) immer mehr an Bedeutung. Viele Personalabteilungen suchen nach einer Lösung, alle Dokumente eines Mitarbeiters in einer digitalen Akte abzulegen. Dies reicht von typischen Stammdaten über den Arbeitsvertrag und Zielvereinbarungen bis zum Mitarbeitergespräch und Krankmeldungen.
Diese Akten dürfen natürlich nur von ausdrücklich befugten Personen eingesehen werden, es bedarf also eines eindeutig definierten Berechtigungsprozesses, wer welche Dokumente einsehen darf. Und selbstverständlich müssen diese Dokumente ein einer sicheren IT-Umgebung aufbewahrt werden.
Sprechen Sie uns an. Welche eAkte können wir gemeinsam mit Ihnen umsetzen?